HubSpot Erfahrungen: Gratis-CRM, echte Preise, Grenzen

Kurz gesagt: HubSpot ist eines der umfangreichsten kostenlosen CRMs, doch die Rechnung steigt schnell, sobald Sie Automatisierung wollen. Stand 4. November 2026 umfasst die Gratisversion 2 Nutzer und 1.000 Kontakte, die Bezahltarife auf hubspot.de reichen von 7 € pro Lizenz und Monat (ein Aktionspreis) bis 175 € pro Lizenz für Enterprise, ab Professional mit Pflicht-Onboarding.

Unsere HubSpot-Erfahrungen in diesem Test beruhen auf den offiziellen Preis- und Produktseiten von HubSpot vom 4. November 2026. HubSpot ändert seine Preisstruktur häufig und arbeitet mit wiederkehrenden Aktionen. Prüfen Sie die Preisseite deshalb vor der Unterschrift und misstrauen Sie Vergleichen, die noch Preise aus 2023 zitieren.

Was ist HubSpot, und für wen ist es gedacht?

HubSpot ist ein US-Softwareunternehmen, 2006 in Cambridge (Massachusetts) gegründet und vor allem dafür bekannt, das Inbound Marketing populär gemacht zu haben: Interessenten mit nützlichen Inhalten anziehen statt kalt anzusprechen. Die Plattform bündelt mehrere Produkte rund um eine gemeinsame Kontaktdatenbank:

• das CRM, kostenlos, mit Kontakten, Unternehmen und Deals;
• Marketing Hub: Formulare, E-Mail, Landingpages, Automatisierung;
• Sales Hub: Sequenzen zum Nachfassen, Terminplanung, Angebote;
• Service Hub: Tickets, Wissensdatenbank, Kundenumfragen;
• Content Hub (früher CMS Hub): Website erstellen und hosten.

Das Versprechen ist einfach: alles an einem Ort, ohne Schnittstellen, die gepflegt werden müssen. Das ist die eigentliche Stärke, und zugleich die Quelle der größten Einschränkung, wie wir sehen werden. Wenn Sie noch unsicher sind, was ein CRM für Sie leisten soll, lesen Sie zuerst unseren Überblick Was ist ein CRM?.

Was enthält das kostenlose HubSpot-CRM tatsächlich?

Die deutsche Produktseite beschreibt das CRM als „100 % kostenlos, unbegrenzt nutzbar, ohne versteckte Kosten“, laut FAQ ohne Ablaufdatum und ohne Kreditkarte, für bis zu zwei Nutzer und 1.000 Kontakte. Enthalten sind Kontakt- und Deal-Verwaltung, Vertriebspipelines, Datenimport, der KI-Assistent Breeze und ein Reporting-Dashboard. Dazu kommen kostenlose Marketing- und Vertriebswerkzeuge wie Formulare, Landingpages, E-Mail-Marketing, ein Meeting-Planer und Live-Chat.

Für Selbstständige oder einen kleinen Betrieb, der Kunden bisher in einer Tabelle verwaltet, ist das ein echter Fortschritt zum Nulltarif. Die Grenzen zeigen sich an drei Stellen:

• Das HubSpot-Branding bleibt auf Formularen und E-Mails sichtbar (es zu entfernen ist eines der Verkaufsargumente von Starter);
• Automatisierung fehlt oder ist stark eingeschränkt;
• die Grenze von 1.000 Kontakten ist schnell erreicht, sobald Sie eine Interessentenliste importieren.

Was kostet HubSpot 2026?

Die deutsche Preisübersicht zeigte am 4. November 2026 eine gemeinsame Plattform für Vertrieb, Marketing und Service, mit folgenden Preisen bei jährlicher Abrechnung:

Tarif	Preis auf hubspot.de	Pflicht-Onboarding
Kostenlose Version	0 €/Monat	nein
Starter	7 €/Monat/Lizenz („Zeitlich begrenzt, 65 % Rabatt“), regulär 20 €	nein
Professional	90 €/Monat/Lizenz	ja, einmalig
Enterprise	175 €/Monat/Lizenz	ja, einmalig

Drei Details ändern, wie Sie diese Tabelle lesen sollten:

1. Die 7 € für Starter sind eine Aktion. Die Preisseite weist den Rabatt ausdrücklich als zeitlich begrenzt aus, die Produktseite des CRM nennt „ab 15 €/Monat pro Lizenz“ und im FAQ einen regulären Preis von 20 € pro Lizenz und Monat. Kalkulieren Sie mit 15 bis 20 €, nicht mit 7 €.
2. Das Onboarding ist Pflicht und wird einmalig berechnet. Laut FAQ der Preisseite ist bei Professional und Enterprise der Kauf eines Onboardings erforderlich, bei Starter nicht. Den Betrag nennt die deutsche Seite nicht; auf der US-Preisseite für Sales Hub stehen 1.500 US-Dollar für Professional und 3.500 US-Dollar für Enterprise. Lassen Sie sich den Euro-Betrag im Angebot schriftlich geben.
3. Zusatzverbrauch kostet extra. Viele KI-Agents und Zusatzfunktionen laufen über „HubSpot-Guthaben“, das in Paketen oder nach Verbrauch abgerechnet wird. Fragen Sie, wie viel Guthaben Ihre Version enthält.

Rechenbeispiel für ein Vertriebsteam mit fünf Personen:

• Starter zum regulären Preis: 5 × 20 € × 12 = 1.200 € im Jahr;
• Professional bei jährlicher Abrechnung: 5 × 90 € × 12 = 5.400 € im Jahr, zuzüglich Onboarding.

Der Abstand zeigt, warum Sie vor dem Wechsel prüfen sollten, welche Professional-Funktionen Ihr Team wirklich nutzen wird.

Welche Stärken hat HubSpot?

Eine einzige Datenbank. Ein ausgefülltes Formular auf Ihrer Website legt einen Datensatz an, der Vertrieb sieht, welche Seiten der Interessent gelesen hat, und der Service sieht die Kaufhistorie. Keine Exporte, keine Synchronisation, die man überwachen muss.

Bedienbarkeit. Die Oberfläche ist aufgeräumt, und HubSpot investiert stark in kostenlose Schulungen (HubSpot Academy) und Dokumentation.

Ein großzügiger Gratistarif. Wenige Wettbewerber bieten ein zeitlich unbegrenztes kostenloses CRM mit Pipelines und Reporting. Zoho CRM gehört dazu: Die kostenlose Edition ist dort für bis zu drei Benutzer vorgesehen.

Das Ökosystem. HubSpot verbindet sich nativ mit Gmail und Outlook und hat einen großen App-Marktplatz. Über das Solutions-Partner-Programm finden Sie Agenturen, die bei der Einrichtung helfen.

Marketing-Automatisierung ab Professional: Erweiterte Workflows erlauben Lead-Nurturing-Strecken, die einen Interessenten vom ersten Formular bis zum Vertriebsgespräch begleiten. Hier unterscheidet sich HubSpot von reinen Vertriebs-CRMs. Unser Ratgeber zur Marketing-Automatisierung erklärt, was Sie zuerst automatisieren sollten.

Wo liegen die Grenzen von HubSpot?

Der Sprung von Starter zu Professional. Die erweiterte Automatisierung, oft der Grund für die Wahl von HubSpot, steckt in Professional. Eine Lizenz steigt von regulär 20 € auf 90 € im Monat, das 4,5-Fache, noch vor dem Onboarding.

Abhängigkeit. Je mehr Sie in HubSpot verlagern (Website, E-Mail, CRM, Support), desto teurer wird der Ausstieg. Bevor Sie Ihre Website in das CMS umziehen, fragen Sie sich, ob Sie mit dieser Abhängigkeit in fünf Jahren noch gut leben.

Jährliche Bindung. Die jährliche Abrechnung wird als „Bester Wert“ dargestellt. Prüfen Sie die Bedingungen für Kündigung und für das Reduzieren von Lizenzen während der Laufzeit.

Datenschutz. Als US-Anbieter verarbeitet HubSpot Ihre Kundendaten als Auftragsverarbeiter. Schließen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO ab, klären Sie die Hosting-Region Ihres Accounts und nehmen Sie HubSpot in Ihre Datenschutzerklärung auf. Für E-Mail-Marketing aus HubSpot heraus gilt in Deutschland wie bei jedem Tool die Einwilligungspflicht nach § 7 UWG.

Tiefe Anpassungen (eigene Objekte, komplexe Regeln) sind den oberen Stufen vorbehalten. Ein Unternehmen mit ungewöhnlichem Vertriebsprozess kann sich in Starter eingeengt fühlen.

HubSpot oder ein anderes CRM: wie entscheiden Sie?

Die nützliche Frage lautet nicht „Ist HubSpot gut?“, sondern „Brauche ich Marketing im CRM?“

• Sie verkaufen vor allem über Akquise, Angebote und telefonisches Nachfassen: Ein vertriebsorientiertes CRM wie Pipedrive oder Zoho CRM reicht meist und ist pro Lizenz oft günstiger. Prüfen Sie die aktuellen Preise auf deren eigenen Preisseiten.
• Sie gewinnen Interessenten über Website, Inhalte und E-Mail: Dann ist der Nutzen von HubSpot real, weil die Übergabe zwischen Marketing und Vertrieb seine Stärke ist.
• Sie arbeiten allein oder zu zweit: Starten Sie mit dem kostenlosen CRM. Wenn es nach sechs Monaten noch reicht, haben Sie nichts ausgegeben.

Unsere HubSpot-Erfahrungen: Fazit nach Unternehmenstyp

• Selbstständige, Kleinstunternehmen: Ja zum kostenlosen CRM, ohne Zögern. Es schlägt jede Tabelle.
• Team mit 3 bis 10 Personen ohne strukturiertes Marketing: Starter zu regulär 15 bis 20 € pro Lizenz ist ein vernünftiger Mittelweg. Zahlen Sie nicht für Professional-Automatisierung, die niemand aufbauen wird.
• Unternehmen mit Marketingverantwortlichem und stetigem Strom an Inbound-Anfragen: Professional wird interessant, sofern Sie das Onboarding einplanen und Zeit für die Einrichtung der Workflows reservieren.
• Unternehmen mit sehr speziellen Prozessen: Vergleichen Sie mit offeneren Werkzeugen, bevor Sie Enterprise unterschreiben.

HubSpot ist weder zu teuer noch billig: Es ist teuer für alle, die nicht nutzen, wofür sie bezahlen. Der kluge Weg ist, kostenlos zu starten, zu messen, was Ihr Team tatsächlich verwendet, und dann Funktion für Funktion aufzustocken.