Große Dateien versenden: Limits, WeTransfer und sichere Wege

Kurz gesagt: Für eine alltägliche Datei unter 25 MB genügt der E-Mail-Anhang; darüber nutzen Sie einen Freigabelink oder einen Transferdienst wie WeTransfer (kostenlos bis 3 GB in 30 Tagen), und ein vertrauliches Dokument verschlüsseln Sie und schicken das Passwort über einen anderen Kanal. Mit diesen drei Gewohnheiten sind fast alle Fälle abgedeckt, die in einem kleinen Unternehmen vorkommen.

Eine Datei zu verschicken wirkt banal. Gerade dort passieren aber die gewöhnlichsten Datenpannen: ein Angebot an die falsche Adresse, ein Kundenexport, der monatelang online liegt, ein gefälschter Freigabelink, der ein Passwort abgreift. So wählen Sie für jede Art von Datei den passenden Weg.

Welche Methode passt zu welcher Datei?

Situation	Passende Methode	Worauf achten
Alltägliches Dokument unter 25 MB	E-Mail-Anhang	Empfänger vor dem Senden prüfen
Einmalige große Datei (Video, Pläne, Fotos)	Transferdienst	begrenzte Abrufzeit, Kontingente im Gratistarif
Dauerhaft geteilter Ordner (Kunde, Steuerberater)	Freigabelink aus dem geschäftlichen Cloudspeicher	namentliche Zugriffe, regelmäßige Kontrolle
Sensible Daten (Lohn, Gesundheit, Kundenlisten)	verschlüsselte Datei, Passwort getrennt	nie alles in einer Nachricht
Automatischer Austausch zwischen Systemen	sicheres Protokoll (SFTP, HTTPS)	eigene Dienstkonten, Protokollierung

Die meisten Probleme entstehen durch eine falsche Zuordnung: ein kompletter Kundenexport als Anhang, „weil es schneller ging“, oder ein Freigabelink für „alle mit dem Link“, der nie geschlossen wird.

Warum reicht ein E-Mail-Anhang nicht immer?

Erstens die Größe. Gmail begrenzt Anhänge bei privaten Konten auf 25 MB und ersetzt größere Dateien automatisch durch einen Google-Drive-Link. Outlook bietet für große Dateien OneDrive-Links an, GMX und WEB.DE haben je nach Tarif eigene Grenzen und eigene Cloud-Lösungen. Geschäftliche Mailsysteme folgen den Vorgaben des Administrators, und der Server des Empfängers kann eine Nachricht ablehnen, die kleiner ist als das, was Sie senden dürfen.

Zweitens die Kontrolle. Ist die Mail einmal weg, haben Sie die Datei nicht mehr in der Hand. Sie liegt in Ihrem Ordner „Gesendet“, im Postfach des Empfängers und in jeder Weiterleitung. Bei einem Tippfehler in der Adresse holen Sie sie nicht zurück. Einen Freigabelink dagegen können Sie deaktivieren.

Drittens die Speicherung. E-Mails werden zwischen Servern meist transportverschlüsselt übertragen, liegen aber unverschlüsselt in den Postfächern. Wird eines der Konten kompromittiert, ist es auch die Datei. Die Datenschutzkonferenz, das Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, sieht in der Transportverschlüsselung eine Mindestmaßnahme, die bei normalem Risiko ausreicht. Ist ein Bruch der Vertraulichkeit mit einem hohen Risiko für die Betroffenen verbunden, verlangt sie vom Absender in der Regel zusätzlich eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Ist WeTransfer kostenlos für den Job gut genug?

Für eine gelegentliche, nicht vertrauliche Datei: ja. Die Bedingungen sind aber strenger geworden. WeTransfer, der bekannteste Dienst, begrenzt den Gratistarif laut Hilfe-Center auf 10 Übertragungen oder insgesamt 3 GB innerhalb eines rollierenden Zeitraums von 30 Tagen. Eine Agentur, die Videos an Kunden schickt, erreicht diese Grenze mit ein oder zwei Übertragungen. Der kostenpflichtige Starter-Tarif erhöht das Volumen auf 300 GB im selben Zeitraum.

Für regelmäßige Nutzung gibt es drei Wege:

1. Den Cloudspeicher, den Sie ohnehin bezahlen, in Ihrer Office-Suite (Google Workspace, Microsoft 365). Er bietet Freigabelinks mit Ablaufdatum und Zugriff nur für bestimmte Adressen. Oft die günstigste Lösung, weil sie schon im Abo steckt.
2. Einen kostenpflichtigen Transfertarif, sinnvoll, wenn Sie mehrmals pro Woche große Dateien an externe Empfänger schicken.
3. Einen Anbieter mit konkreten Zusagen zum Datenschutz, wenn Ihre Kunden oder Ihre Branche es verlangen: Serverstandort in der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, gegebenenfalls Zertifizierungen. Lassen Sie sich die Unterlagen schriftlich geben; ein Logo auf der Preisseite ist kein Nachweis.

Sobald personenbezogene Daten über einen externen Dienst laufen, ist dieser Dienst Auftragsverarbeiter, und Sie brauchen einen solchen Vertrag. Viele Anbieter stellen ihn im Kundenkonto zum Abschluss bereit.

Wie versenden Sie eine vertrauliche Datei sicher?

Eine einfache Methode funktioniert ohne teure Werkzeuge:

1. Verschlüsseln Sie die Datei vor dem Versand. Ein mit AES verschlüsseltes Archiv (von den meisten Packprogrammen wie 7-Zip angeboten) oder ein verschlüsselter Container erfüllt den Zweck. Meiden Sie die alte Passwortoption „ZipCrypto“, die als schwach gilt.
2. Wählen Sie ein langes Passwort, nur für diese Übertragung, nie wiederverwendet.
3. Schicken Sie das Passwort über einen anderen Kanal: das Archiv per Mail, das Passwort per Telefon oder Messenger.
4. Wenn Sie eine Austauschplattform nutzen, halten Sie die Downloadfrist kurz, beschränken Sie den Zugriff auf die vorgesehenen Empfänger und lassen Sie Dateien nach dem Abruf automatisch löschen.

Was Sie nicht tun sollten: personenbezogene Daten ungeschützt über private Mailkonten oder Gratis-Transferdienste verschicken. Ein Export aus Ihrem CRM mit Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern fällt genau darunter. Artikel 32 der DSGVO verlangt geeignete technische Maßnahmen, und Verschlüsselung wird dort ausdrücklich genannt. Dasselbe gilt für Unterlagen an Ihre Steuerberatung: Lohnabrechnungen, Kontoauszüge und Steuerbescheide verdienen denselben Schutz, und viele Kanzleien bieten dafür ein sicheres Mandantenportal an.

Wo liegt das eigentliche Risiko beim Dateiaustausch?

Die Gefahr ist nicht nur das, was Sie senden, sondern auch das, was Sie empfangen. Gefälschte Freigabe-Benachrichtigungen („Sie haben ein Dokument erhalten“, „Rechnung verfügbar“) sind ein Phishing-Klassiker: Die Seite imitiert einen bekannten Dienst und fragt nach Ihrem Mail-Passwort.

Das Bundeslagebild Cybercrime 2025 zeigt die Größenordnung: rund 334.000 registrierte Fälle von Cyberkriminalität in Deutschland, dazu ein erhebliches Dunkelfeld. Die Bundesregierung nennt Phishing einen weiterhin beliebten Einstiegsweg; die Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen verzeichnete 2025 allein 382.470 Phishing-Mails. 1.041 angezeigte Ransomware-Angriffe trafen vor allem Unternehmen und öffentliche Einrichtungen.

Drei Reflexe:

• öffnen Sie eine Datei nur, wenn Sie den Absender kennen und sie erwartet haben;
• verlangt ein Freigabelink, dass Sie sich erneut in Ihr Mailkonto einloggen, schließen Sie die Seite und öffnen Sie den Dienst über Ihre Lesezeichen;
• prüfen Sie jede Änderung einer Bankverbindung, die per Datei oder Mail kommt, mit einem Anruf unter der bekannten Nummer des Lieferanten, nicht unter der aus der Nachricht.

Welche Regeln sollte ein KMU für den Dateiaustausch festlegen?

Eine zwanzigseitige Richtlinie braucht es nicht. Eine Seite, ausgehängt und im Teammeeting erklärt, genügt:

• Ein offizielles Werkzeug für große Dateien und dauerhafte Freigaben (meist das aus der Office-Suite). Private Konten sind tabu.
• Eine Regel für sensible Daten: Verschlüsselung und getrennt verschicktes Passwort, ohne Ausnahme.
• Ein Standard-Ablaufdatum für Freigabelinks, so kurz wie praktikabel, und eine vierteljährliche Kontrolle noch offener Freigaben.
• Ein Prüfschritt vor jeder Zahlung, die mit einem empfangenen Dokument zusammenhängt.

Im Postfach hilft es zudem, die Hauptadresse für wichtige Kontakte zu reservieren und für Anmeldungen eine Wegwerf-E-Mail oder einen Alias zu nutzen. Das senkt die Menge präparierter Nachrichten.

Dieselben Grundsätze gelten für Dateien, die auf Smartphones geöffnet werden, die oft schlechter geschützt sind als Computer. Unser Ratgeber, wie Sie ein Diensthandy absichern, nennt die wichtigen Einstellungen. Und wer regelmäßig Produktfotos und Datenblätter an Händler schickt, ersetzt mit einem zentralen PIM-System Dutzende Übertragungen durch eine gemeinsame, stets aktuelle Quelle.

Welche Fehler beim Versenden großer Dateien sind am häufigsten?

• Einen Ordner mit internen Dokumenten für „alle mit dem Link“ freigeben. Ein einmal weitergeleiteter Link wird öffentlich.
• Freigaben ewig offen lassen. Ein Kunde, der vor zwei Jahren gegangen ist, hat noch Zugriff auf Ihre Ordner.
• Das Passwort in der nächsten Mail schicken. Wer das Postfach liest, liest beides.
• Ein privates Speicherkonto nutzen für Firmendateien: Wenn der Mitarbeiter geht, gehen die Dateien mit.
• Dinge zippen, die nicht in eine Mail gehören, etwa eine vollständige Datenbank, nur um unter die Größengrenze zu kommen.

Gute Gewohnheiten beim Dateiaustausch hängen weniger vom Werkzeug ab als von der Routine: den Kanal an die Vertraulichkeit der Datei anpassen und schließen, was man geöffnet hat.