Enviar archivos grandes: WeTransfer gratis y alternativas

En resumen: para un archivo corriente de menos de 25 MB basta con un adjunto; por encima, usa un enlace compartido o un servicio de transferencia como WeTransfer (gratis hasta 3 GB cada 30 días) o SwissTransfer (gratis hasta 50 GB por envío), y para un documento confidencial, cífralo y envía la contraseña por otro canal. Esos tres hábitos cubren casi todos los casos que se encuentra una pyme.

Enviar un archivo parece trivial. Sin embargo, es por ahí por donde se producen las fugas más corrientes: un presupuesto enviado a quien no era, una exportación de clientes que se queda meses en línea, un falso enlace de descarga que roba una contraseña. Así se elige el método adecuado para cada tipo de archivo.

¿Qué método conviene para cada archivo?

Situación	Método adecuado	Cuidado con
Documento corriente de menos de 25 MB	Adjunto	Revisar el destinatario antes de enviar
Archivo pesado puntual (vídeo, planos, fotos en alta)	Servicio de transferencia	Tiempo de disponibilidad, cuotas del plan gratuito
Carpeta compartida en el tiempo (cliente, gestoría)	Enlace desde la nube de empresa	Acceso nominativo, revisión periódica
Datos sensibles (nóminas, salud, listados de clientes)	Archivo cifrado, contraseña por separado	No enviarlo todo en un solo mensaje
Intercambios automáticos entre sistemas	Protocolo seguro (SFTP, HTTPS)	Cuentas de servicio dedicadas, registros

La mayoría de los problemas vienen de un desajuste: una exportación completa de clientes adjunta a un correo «porque era más rápido», o un enlace configurado como «cualquier persona con el enlace» que nadie cierra nunca.

¿Por qué no basta siempre con un adjunto?

Primero, por el tamaño. Gmail limita los adjuntos a 25 MB en una cuenta personal y, por encima, sustituye el archivo por un enlace de Google Drive. Outlook.com limita el correo completo, texto y adjuntos incluidos, a 25 MB, y propone en su lugar enlaces de OneDrive, que no cuentan para ese límite y admiten hasta 2 GB por archivo. Los correos de empresa aplican los límites que fija el administrador, y el servidor del destinatario puede rechazar un mensaje más pequeño de lo que tú puedes enviar.

Segundo, por el control. Una vez enviado el correo, el archivo deja de estar en tus manos. Se copia en tu carpeta de enviados, en la bandeja del destinatario y en cada reenvío que haga. Si te has equivocado de dirección, no puedes recuperarlo. Un enlace compartido, en cambio, se puede desactivar.

Tercero, por el almacenamiento. El correo suele viajar cifrado entre servidores, pero se guarda sin cifrar en los buzones. Si una de las dos cuentas cae, el archivo cae con ella.

¿Cómo enviar archivos grandes gratis?

Para un archivo puntual y sin datos sensibles, los servicios gratuitos funcionan. Pero sus condiciones han cambiado, así que compara antes de elegir.

WeTransfer limita ahora su plan gratuito a 10 transferencias o 3 GB en total dentro de cualquier periodo móvil de 30 días, según su centro de ayuda, actualizado el 23 de octubre de 2026. Una agencia que envía vídeos a sus clientes puede agotar ese margen en uno o dos envíos. El plan de pago Starter sube el volumen a 300 GB en la misma ventana, y los planes superiores eliminan el tope de transferencias.

SwissTransfer, el servicio de la empresa suiza Infomaniak, ofrece gratis hasta 50 GB por transferencia, con contraseña opcional, hasta 250 descargas por envío y una disponibilidad de hasta 30 días. Los archivos se alojan exclusivamente en sus centros de datos en Suiza, un país que cuenta con una decisión de adecuación de la Comisión Europea en materia de protección de datos. Para archivos pesados y puntuales, hoy es la alternativa gratuita más generosa.

La nube que ya pagas en tu paquete ofimático (Google Workspace, Microsoft 365) permite enlaces con fecha de caducidad y acceso limitado a direcciones concretas. Suele ser la opción más barata para un uso regular, porque ya está incluida en tu suscripción, y deja todo bajo la cuenta de la empresa.

Si tus clientes o tu sector lo exigen, busca además un proveedor con compromisos concretos: un contrato de encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD y alojamiento de los datos en la Unión Europea o en un país con decisión de adecuación. Pide el documento por escrito; un logo en la página de precios no es una prueba.

¿Cómo se envía un archivo confidencial de forma segura?

Un método sencillo funciona sin herramientas caras:

1. Cifra el archivo antes de enviarlo. Un archivo comprimido con cifrado AES (la opción que ofrecen la mayoría de los compresores, como 7-Zip) o un contenedor cifrado cumple la función. Evita la antigua opción de contraseña «ZipCrypto», que es débil.
2. Elige una contraseña larga, única para ese envío y que no reutilices.
3. Envía la contraseña por otro canal: el archivo por correo, la contraseña por teléfono o SMS.
4. Si usas una plataforma de transferencia, acorta la disponibilidad, limita el acceso a los destinatarios previstos y programa el borrado automático cuando ya lo hayan descargado.

Lo que no debes hacer: enviar datos personales sin protección por correo o servicios de transferencia de consumo. Una exportación de tu CRM con nombres, correos y teléfonos de clientes entra de lleno en esa categoría, y el RGPD te obliga a aplicar medidas técnicas adecuadas al riesgo, entre las que cita expresamente el cifrado. El mismo cuidado vale para los documentos que envías a la gestoría: nóminas, extractos bancarios y modelos de Hacienda merecen el mismo trato, y muchas gestorías ofrecen un portal de cliente seguro precisamente para eso.

¿Cuál es el riesgo real al compartir archivos?

El peligro no está solo en lo que envías. También en lo que recibes. Las falsas notificaciones de descarga («Has recibido un documento», «Factura disponible») son un clásico del phishing: la página imita un servicio conocido y te pide la contraseña del correo.

Las cifras de INCIBE muestran hasta dónde llega. El Instituto Nacional de Ciberseguridad gestionó 122.223 incidentes en 2025, un 26 % más que el año anterior. El fraude online sumó 45.445 casos, un 19 % más, y el phishing fue el tipo de fraude más frecuente, con 25.133 incidentes. Su línea gratuita de ayuda en ciberseguridad, el 017, atendió 142.767 consultas, un 44,9 % más que en 2024.

Tres reflejos:

• abre un archivo solo si conoces al remitente y lo estabas esperando;
• si un enlace de descarga te pide volver a iniciar sesión en tu correo, cierra la página y entra en el servicio desde tus marcadores;
• verifica por teléfono cualquier cambio de cuenta bancaria recibido por archivo o por correo, llamando al número habitual del proveedor, no al que aparece en el mensaje.

Si dudas ante un mensaje o crees que has caído en uno, llama al 017 antes de hacer nada más.

¿Qué política de envío de archivos debe tener una pyme?

No hace falta un documento de veinte páginas. Una página, colgada y explicada en una reunión de equipo, basta:

• Una herramienta oficial para archivos grandes y carpetas compartidas (normalmente la de tu paquete ofimático). Las cuentas personales quedan fuera.
• Una regla para los datos sensibles: cifrado y contraseña por separado, sin excepciones.
• Una caducidad por defecto para los enlaces compartidos, lo más corta posible, y una revisión trimestral de lo que sigue abierto.
• Una verificación antes de cualquier pago ligado a un documento recibido.

En el lado del correo, reservar tu dirección principal para los intercambios importantes y usar un correo temporal o un alias para los registros reduce también el volumen de mensajes trampa.

Los mismos principios se aplican a los archivos abiertos en el móvil, a menudo peor protegido que el ordenador. Nuestra guía para proteger un móvil de empresa recoge los ajustes que conviene cambiar. Y si envías con frecuencia fotos de producto y fichas técnicas a distribuidores, una herramienta de catálogo centralizado como un PIM sustituye decenas de transferencias por una fuente compartida y siempre actualizada.

¿Cuáles son los errores más frecuentes al compartir archivos?

• Compartir una carpeta de documentos internos con «cualquier persona con el enlace». Un enlace reenviado una vez se vuelve público.
• Dejar los accesos abiertos para siempre. Un cliente que se fue hace dos años sigue entrando en tus carpetas.
• Enviar la contraseña en el correo siguiente. Quien lee el buzón lee los dos.
• Usar una cuenta personal de almacenamiento para archivos de la empresa: cuando el empleado se va, los archivos se van con él.
• Comprimir lo que no debería ir nunca por correo, como una base de datos completa, solo para colarse por debajo del límite de tamaño.

Enviar bien los archivos tiene menos que ver con la herramienta que con la rutina: adapta el canal a la sensibilidad del archivo y cierra lo que abres.