WeTransfer gratis: limiti e invio sicuro di file grandi

In breve: per un file normale sotto i 25 MB basta l’allegato; oltre, usa un link di condivisione o un servizio come WeTransfer (gratis fino a 3 GB ogni 30 giorni), e per un documento riservato cifralo e manda la password su un altro canale. Queste tre abitudini coprono quasi tutti i casi che una piccola impresa incontra quando deve inviare file di grandi dimensioni.

Mandare un file sembra banale. Eppure è proprio lì che avvengono le fughe di dati più comuni: un preventivo spedito alla persona sbagliata, un’esportazione di clienti lasciata online per mesi, un falso link di condivisione che ruba una password. Ecco come scegliere il metodo giusto per ogni tipo di file.

Quale metodo per quale file?

Situazione	Metodo giusto	Attenzione a
Documento normale sotto i 25 MB	Allegato	Controllare il destinatario prima di inviare
File pesante occasionale (video, progetti, foto HD)	Servizio di trasferimento	Durata dell’accesso, quote del piano gratuito
Cartella condivisa nel tempo (cliente, commercialista)	Link di condivisione dal cloud aziendale	Accessi nominativi, revisione periodica
Dati sensibili (buste paga, salute, elenchi clienti)	File cifrato, password inviata a parte	Mai tutto nello stesso messaggio
Scambi automatici tra gestionali	Protocollo sicuro (SFTP, HTTPS)	Account tecnici dedicati, registrazione degli accessi

La maggior parte dei problemi nasce da un metodo sbagliato: un’esportazione completa dei clienti allegata a un’email «perché si faceva prima», o un link impostato su «chiunque abbia il link» e mai chiuso.

Perché l’allegato non basta sempre?

Prima di tutto, la dimensione. Gmail limita gli allegati a 25 MB per un account personale e, oltre quella soglia, sostituisce il file con un link a Google Drive. Outlook.com limita l’intera email, testo e allegati compresi, a 25 MB, e propone al suo posto i link a OneDrive, che non rientrano nel limite. Le caselle aziendali applicano i limiti scelti dall’amministratore, e il server del destinatario può rifiutare un messaggio più piccolo di quello che tu puoi inviare.

Anche la PEC ha i suoi limiti di dimensione, che cambiano da un gestore all’altro: verifica quelli del tuo contratto prima di spedire un progetto pesante a un ente pubblico. E ricorda che la PEC dà valore legale all’invio e alla consegna, non trasforma il contenuto in un documento cifrato.

Poi, il controllo. Una volta partita l’email, il file non è più nelle tue mani. Viene copiato nella posta inviata, nella casella del destinatario e in ogni inoltro che farà. Se hai sbagliato indirizzo non puoi recuperarlo. Un link di condivisione, invece, si può disattivare.

Infine, la conservazione. Di solito l’email viaggia cifrata tra i server, ma resta in chiaro dentro le caselle. Se uno dei due account viene violato, lo è anche il file.

I servizi di trasferimento gratuiti vanno bene per lavoro?

Per un file occasionale e non sensibile, sì. Ma le condizioni si sono ristrette. WeTransfer, il servizio più conosciuto, limita oggi il piano gratuito a 10 trasferimenti oppure 3 GB in totale in un periodo mobile di 30 giorni, secondo il suo centro assistenza. Un’agenzia che manda video ai clienti può raggiungere il tetto con uno o due invii. Il piano Starter a pagamento porta il volume a 300 GB nella stessa finestra.

Per un uso regolare hai tre strade:

1. Il cloud che paghi già con la tua suite per l’ufficio (Google Workspace, Microsoft 365). Permette link con data di scadenza e accesso limitato a indirizzi precisi. Spesso è la scelta più economica, perché è già nell’abbonamento.
2. Un piano a pagamento di un servizio di trasferimento, utile se mandi file pesanti a destinatari esterni più volte a settimana.
3. Un fornitore con impegni precisi di conformità se i tuoi clienti o il tuo settore lo richiedono, per esempio server nell’Unione europea e un accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell’articolo 28 del GDPR. Chiedi il documento per iscritto: un logo sulla pagina dei prezzi non è una prova.

Come inviare un file riservato in modo sicuro?

Un metodo semplice funziona anche senza strumenti costosi:

1. Cifra il file prima di inviarlo. Un archivio protetto con crittografia AES (la offrono quasi tutti i programmi di compressione, come 7-Zip) o un contenitore cifrato fanno il lavoro. Evita la vecchia opzione di password «ZIP 2.0», che è debole.
2. Scegli una password lunga, unica per quell’invio e mai riutilizzata.
3. Manda la password su un altro canale: l’archivio per email, la password per telefono o SMS.
4. Se usi una piattaforma di deposito file, tieni breve la durata del download, limita l’accesso ai destinatari previsti e imposta la cancellazione automatica dopo il ritiro.

Cosa non fare: inviare dati personali senza protezione tramite caselle o servizi di trasferimento pensati per i privati. Un’esportazione dal tuo CRM con nomi, email e numeri di telefono dei clienti rientra in pieno in questa categoria. L’articolo 32 del GDPR chiede al titolare del trattamento misure tecniche adeguate al rischio e cita espressamente la cifratura dei dati personali. Lo stesso vale per i documenti che mandi al commercialista: buste paga, estratti conto e modelli dichiarativi meritano lo stesso trattamento, e molti studi offrono un’area clienti protetta proprio per questo.

Qual è il rischio reale quando si condividono file?

Il pericolo non è solo quello che mandi. È anche quello che ricevi. Le false notifiche di condivisione («Hai ricevuto un documento», «Fattura disponibile») sono un classico del phishing: la pagina imita un servizio famoso e ti chiede la password dell’email. Il Garante privacy dedica a phishing, vishing (per telefono) e smishing (per SMS) una sezione del suo sito, con un vademecum per riconoscerli.

Il passo successivo è spesso la casella aziendale violata, da cui parte una falsa fattura o una comunicazione di nuove coordinate bancarie a nome di un fornitore. Tre riflessi:

• apri un file solo se conosci il mittente e lo stavi aspettando;
• se un link di condivisione ti chiede di accedere di nuovo alla tua email, chiudi la pagina e apri il servizio dai preferiti;
• verifica con una telefonata ogni cambio di IBAN ricevuto via file o email, usando il numero abituale del fornitore e non quello scritto nel messaggio.

Quali regole di condivisione darsi in una piccola impresa?

Non serve un regolamento di venti pagine. Basta una pagina, appesa e spiegata in una riunione di team:

• Uno strumento ufficiale per i file pesanti e le condivisioni continuative (di solito quello della tua suite). Gli account personali sono esclusi.
• Una regola per i dati sensibili: cifratura e password inviata a parte, senza eccezioni.
• Una scadenza predefinita per i link di condivisione, la più breve possibile, e una revisione trimestrale delle condivisioni ancora aperte.
• Un passaggio di verifica prima di ogni pagamento legato a un documento ricevuto.

Sul fronte della posta, tenere l’indirizzo principale per gli scambi importanti e usare un’email temporanea o un alias per le iscrizioni riduce anche il volume di messaggi trappola.

Gli stessi principi valgono per i file aperti sullo smartphone, spesso meno protetto del computer. La nostra guida per proteggere lo smartphone aziendale indica le impostazioni da cambiare. E se mandi spesso foto e schede tecniche dei prodotti ai rivenditori, uno strumento di catalogo centralizzato come un PIM sostituisce decine di trasferimenti con un’unica fonte condivisa e sempre aggiornata.

Quali sono gli errori più comuni nell’invio di file?

• Condividere una cartella di documenti interni con «chiunque abbia il link». Un link inoltrato una volta diventa pubblico.
• Lasciare le condivisioni aperte per sempre. Un cliente che se n’è andato due anni fa ha ancora accesso alle tue cartelle.
• Mandare la password nell’email successiva. Chi legge la casella le legge entrambe.
• Usare un cloud personale per i file dell’azienda: quando il collaboratore se ne va, i file se ne vanno con lui.
• Comprimere cose che non dovrebbero mai stare in un’email, come un intero database, solo per restare sotto il limite di dimensione.

Le buone abitudini nel trasferimento di file dipendono meno dallo strumento che dalla routine: scegli il canale in base a quanto è sensibile il file, e chiudi ciò che hai aperto.